オープンソースECM「NemakiWare」

オープンソースECM「NemakiWare」とは

世界
オープンソースECM「NemakiWare」の特長ですが、オープンソースとなっているため自由に拡張・連携できるようになっているのが特徴です。

オープンソースとは、自由に研究・開発できるようになっているソースのことで、ソースというのはプログラミングなどのことです。

つまり、オープンソースECM「NemakiWare」を使ってみて、不足している部分がある・・・と感じた際は、好きなようにカスタマイズしてもOKという仕様になっています。
なので、製品版と言われている商品とは違い、基本的にカスタマイズ前提で作られているシステムでもあるのです。

オープンソースの魅力は、なんといってもシンプルな機能が多いところでしょう。
好きなようにカスタマイズできるようになっているだけでなく、全体的に新しいシステムを作るための受け皿が用意されています。

開発に特化されている一面もありますので、開発に慣れている人であれば好みのシステムを簡単に作れるのです。
また、問題がなければ標準搭載されている機能をそのまま使うということも可能です。

オープンソースECM「NemakiWare」の場合、以下のような機能が標準搭載されているので、それほどシステム面で困ることも無いでしょう。
オープンソースECM「NemakiWare」の機能その1ですが、アクセス権限をコントロールできるアクセスコントロールという機能が搭載されています。

そのため、ファイル更新の権限は与えるが、それ以外の対応を行えないような情報の共有も可能です。
社内の場合、大まかに管理されているファイルの中には、承認が必要となっているものもあります。
このような場合、オープンソースECM「NemakiWare」を用いていると、承認以外のみ更新可能という状況で、ファイルの共有を行えるのです。

また、オープンソースECM「NemakiWare」は独自の属性を付与することもできます。
例えば、他のファイルとは別種のファイルが存在した場合、そのファイルのみ独自の属性に置き換えるという対応も可能です。
指定したファイルをすべて独自の属性に置き換えることもできますので、ファイルの一括管理においてもオープンソースECM「NemakiWare」は便利なのです。

さらに、オープンソースECM「NemakiWare」には承認などのログを残しているので、今までのワークフローをまとめてチェックすることもできます。
優先して対処しないといけないファイルをチェックできますので、ファイルの確認、承認漏れなどが発生しないように工夫できるのです。

誤った操作が発生した際もリカバリ可能

ファイルの管理で多いミスに、誤った情報で上書きを行ってしまうということがあります。

ですが、オープンソースECM「NemakiWare」にはファイルサーバーリプレースという機能がありますので、このような問題にも対応できています。
ファイルサーバーリプレースにより、ファイル、フォルダに対する操作をやり直すことが可能となっているので、ミスが発生しないように工夫されているのです。

Discoveries InSite

DiscoveriesInSiteとは

バイオ

DiscoveriesInSiteというのは、管理システムの1つとしてポータル、もしくはソリューション別の管理を行うシステムのことです。

ポータルというのは共有できる空間のことだと思ってください。
インターネットでは、ポータルサイトというものが存在しますが、このようなサイトと同じようなものだと思って問題ありません。

というのも、ポータル化されているものは情報の共有も可能となるからです。
近年では、SNSのようなポータルサイトが増えているので、このようなサイトを利用したことがある人であれば、ポータルという意味も良く理解できるかと存じます。

DiscoveriesInSiteによるポータルの良いところは、社内の人たちで決まった情報を共有できるところです。
本来であれば、情報によって人の手による分別が必要となりますが、DiscoveriesInSiteの場合はセキュリティレベルを変更するだけで、共有できる情報(内容)を細かく設定できるのです。

SNSでいうところのルームのようなものです。
ルームには鍵がかかっているため、同じ空間を用いたい場合は鍵の持ち主(ホスト)の承認が必要となります。
DiscoveriesInSiteで扱われる情報の場合も同じ扱いとなりますので、権限を持っている人が情報の共有に対して承認を行っているのです。

また、このように便利な機能を備えているDiscoveriesInSiteですが、レイアウトなども好みのものが選択できるようになっているので、ポータルの環境を状況にあったものへ変更することができます。

他にも、DiscoveriesInSiteにはソリューションの使いで情報の共有、蓄積も行えるようになっています。
ソリューションとは組織内の情報をまとめたもので、計画にそって更新されていく情報でもあります。

本来であれば一部の人しか扱えない情報なのですが、DiscoveriesInSiteはセキュリティレベルの変更が可能なので、多くの人でソリューションを共有することも可能です。

DiscoveriesInSiteは無償版も提供している

DiscoveriesInSiteですが、通常のものはそのままDiscoveriesInSiteとして販売されています。

なので、それ以外で販売されているものは無償版だと思ってください。
無償版というのは、使用後に問題が無ければお買い上げ、もしくは無償のまま一定期間で継続利用できるというサービスです。
なので、DiscoveriesInSiteについて興味がある方は、まずは無償版から使いやすいシステムかチェックしてみると良いでしょう。

FileBlog

シンプルながらに使いやすい

日記

FileBlogの長所というと、やはりシンプルでありながら使いやすい共有機能、もしくはインターネットに対応している技術でしょう。

ファイル管理を行ってくれるシステムというのは、独自の技術により検索機能などが高まってきているため、近年では、このような機能に対しての評価が良く行われています。
ですが、ファイル管理、ファイル検索において多機能化も余儀なくされているため、FileBlogのように使いやすいシステムはあまりありません。

FileBlogは、ファイルを共有するフォルダについても自動作成されていますので、共有したいファイルを簡単にフォルダに対して分類できるのです。

これを人の手で行った場合、ファイルを管理するフォルダの内容についても理解していないといけません。
ですが、FileBlogの場合は共有フォルダ階層を理解しているだけで問題ないのです。
管理されているファイルなどは、どのフォルダ階層に置かれているのかも簡単に見分けられますので、フォルダの中身をチェックする手間も省けます。

そのため、Windowsのようにグラフィカルな画面で、ファイルの管理、共有を果たすことができるのです。
このような機能は他の管理システムにもありそうですが、今のところFileBlogのようにシンプルに構成されている管理システムは少ないです。

それと、FileBlogで管理しているファイルについては、Windowsと連動するようにもなっています。
つまり、他の人に見られたくないプライベートなファイル、もしくは重要なファイルをWindowsで設定していた場合、FileBlogで共有されるようになっても、同じようなセキュリティ状況で管理できるのです。

FileBlogは独自の検索エンジンを開発していますので、高速検索にも対応しています。
また、共有されているフォルダに対しても分析、管理が行えるようになっているので、どのようなフォルダにどのようなファイルが入っているのかも、FileBlogの高速検索ではわかりやすく表示されるのです。

なるべくシンプルになるよう配慮されているだけでなく、FileBlogではファイル全体の管理、高速表示が行えるようなシステムも導入されています。
そのため、今までに管理システムを使用したことがない人でも、感覚的に操作可能なシステムとなっているのです。

わかりやすいプレビュー

FileBlogは強力なプレビューも行えるようになっています。

そのため、ファイルをサムネイル表示することができますので、ファイルごとの区別が簡単につくようになっているのです。
このような対応は画像ファイルに対して行われているわけではありません。
社内で良く用いられるファイルではPDF、OFFICE文書などが存在しますが、このようなファイルや拡張子に対しても、FileBlogはサムネイルでわかりやすく表示してくれるのです。