マイナンバー制度に対応!管理ソフトの選び方とは

マイナンバーに対応する

2015年に成立したマイナンバー制度は、マイナンバーを配布してから、すぐに詐欺が起こる、配布が遅れる、配布漏れがあるなど、問題が多発しました。
全企業もこの制度の対象となっており、扱いは慎重に行わないとなりません。
また、これと同時にe-文書法も成立し、文書管理の仕方がはっきりと定められました。

これによって紙によって保存していた文書は、電子化して保存しないとならなくなり、帳簿なども対象です。
それは日常的に製作する文書の他に、取引先との明細書や領収書なども含まれます。
社内にある紙の文書は、すべて電子化しないとならず、企業にとっては大きな負担でしょう。

セキュリティ面から選ぶ

マイナンバー制度の導入によって、特に気にしないといけない部分は、セキュリティです。
制度のガイドラインにも定められており、情報漏洩などを防ぐようにします。

・アクセス制御

まずは社内の人間において、アクセスできる人間を制限することです。
それは認証を使えるかどうか見ておき、また管理者を設定できるか、管理権限を設定できるかなども見ます。
セキュリティ面を見るならば、まずは社内で安全に使えるか見ましょう。

・外部からのアクセス

インターネットに接続して使うならば、外部からのアクセスも考えます。
これは外部から不正にアクセスされない仕組みになっているか見ておき、またどうしてもアクセスが必要な時は、権限を与えてアクセスさせます。

・情報漏洩

情報漏洩の防止のための手段としては、暗号化があります。
管理ツールで暗号化できるかを見ておき、さらにはダウンロード禁止、印刷禁止なども行えると良いでしょう。
こちらに関しても、必要とあれば、権限を与えて行える方が良いです。

・廃棄機能

個人番号や、電子媒体の廃棄機能は必須といえます。
管理する中では不要となる個人番号や、また不要な電子データもあるので、廃棄できないと、古いデータが溜まるばかりです。
利用状況を把握するためには、システムログ機能はあった方が良いです。

e-文書法対策

まずは、二重入力がなく、機能として重複して入力できないようになっていると良いです。
うっかりと重複して入力してしまうと、同じ情報が2つあることになり、管理システムとしては使いにくくなり、不都合も発生するでしょう。
システム間でも連携して、重複チェックが行なえると良いです。

さらには改ざん防止も考えないとならず、これはタイムスタンプを利用します。
データ作成して、スタンプを押すことによって、作成した情報を記録するので、改ざんすると元のデータと違い、すぐにわかります。
この機能もあるかどうか、管理ソフトを選ぶときには、確かめるようにしましょう。

ファイリングの極意

保管方法

会社の必要なビジネス文書をファイリングするときには、そのビジネス文書がどのような文章なのかによって対応が異なります。
一時的なビジネスで今後利用しないビジネス文書であるならば廃棄することも検討できます。シュレッダー

しかし、使用頻度の高いビジネス文書になると簡単に廃棄することができず、いつでも利用できるように保管することになります。

この時に保管の仕方に選択肢があります。紙の文書であっても長く保管していくと紙の傷みがあるため頻繁に利用する場合には適した保存方法でなくなります。
そこで電子文書として利用する方法があります。

頻繁に使う場合には、原本を別に保管しておき電子文書にして多くの人が共有して利用できる状況にしておくことで原本の劣化を防ぐことができます。

文書として確認することができれば問題のないビジネス文書ならば、電子文書にすることで保管する場所を減らすことができます。

バックアップや複数のパソコンに保管しておくことで誰でも共有することができ、閲覧することが可能となります。
今後増えていく保管方法になります。

社外秘や機密文書の場合には紙の文書として保管することになりますが、できるだけ劣化しないように保管する必要があります。
そのため真空状態にして保管することで劣化を遅らせることができます。

ファイリングの選択

ファイリングするビジネス文書を、今後どのように利用するか検討しなければファイリングすることができないです。
最初に行うのは必要なものと不必要なビジネス文書に分ける作業を行います。

企業内であれば社員と相談をして必要なビジネス文書だけを残すことにします。
廃棄するビジネス文書もシュレッダーや専門業者に依頼をして廃棄することが必要となります。

必要なビジネス文書を保存しておいても便利に利用できなければ単なる保管しているビジネス文書になってしまいます。
いつでも閲覧できる状況にしておくために整理整頓しておくことが必要です。

複数のファイルを利用するならばわかりやすいように分類しておくことが必要となります。

また、必要でないビジネス文書に関しては、迅速に処分することです。
必要でないからといってそのままファイルに閉じておくよりは、迅速に処分をして新たなビジネス文書を閉じれるようにスペースを確保することも上手なファイリングの方法となります。

ビジネス文書を保管する選択を行う前に、一時的に保存しておく場所を確保することも必要となります。
重要なファイルとして認識する前のビジネス文書は、今後進めていく仕事の中で重要なビジネス文書に該当することがあります。

そのため一時的に保存できる場所を確保することで、その後のファイリングを容易に進めることができます。

また、保管しておくビジネス文書に関しては、保管した年代毎に保存しておくことで一定期間を経過したビジネス文書は倉庫などの別の場所に保管することで必要な場所を確保することができます。

法律により保存が決められている文書であっても保存期間を過ぎれば処分できるので、年度ごとの保存は大変有効なファイリング方法です。

プライベートな文書の管理について

整理整頓が大変

自宅のキーボード
プライベートの文書で整理整頓が大変なのが年賀状です。
毎年年賀はがきを利用して新年の挨拶をしている場合には、年賀状が年毎にたまっていくことになります。

プライベートな付き合いが増えていくことで年賀はがきも増えていくことになります。
また、企業からの年賀状も取引をすれば年賀状が送られてきます。

車の購入や車検、マイホームに関する企業など物を購入することで年賀状が増えることになります。

お年玉付き年賀はがきだけでなく企業向けの年賀はがきでは、そのまま保存しておくこともできますが、毎年数十枚の年賀はがきがたまっていくことで保存が大変になります。

そこで電子文書として保存する方法があります。
スキャナーとパソコンを利用することで年賀はがきを保存する方法があります。

電子文書保存

パソコンにドキュメントファイルを作成して年賀はがきを保存していけば、かさ張る年賀はがき自体を保存せずに済みます。
スキャナーのコストが出費となりますが年賀はがき以外にも本の必要なページなどいろいろ紙面文書を保存することができます。

個人経営を行っている場合には必要な書類が数多くあります。
確定申告の時に必要な書類として、保険の証明書や健康保険の書類等いろんな書類が必要となるので、紛失しないように注意が必要です。
そこで利用したいのがクリアファイルとなっているA4タイプのバインダーです。

確定申告に利用する書類は1年の間に郵送で届くことになります。
そのためいつ届いたか忘れてしまうので、郵送で届いた時に全てクリアファイルに保存しておきます。

また、毎月送られてくる請求書に関しては、理想として月ごとに保存することで帳簿の記載にも大変便利です。

そこでクリアファイルを複数用意して分類しながら保存することで紛失することを防ぐことができます。
できればクリアファイルの背表紙の色を変えることで区分が容易になります。

領収書等の場合

個人経営で1番大変な書類整理が領収書になります。
支払いをすることで必ず領収書をもらうことになるので、毎月多くの領収書の整理に追われてしまいます。

また、領収書については日付ごとに帳簿に記載することになるので日付順に整理整頓することが理想となります。
そこで便利なアイテムとして状差しがあります。

このアイテムは文具メーカーから発売されている商品ですが、領収書を受け取った順番にこの状差しに差していくことで日付順に領収書は並ぶことになります。

そのため帳簿記載をするときには大変便利なアイテムとなります。
帳簿記載が終了した領収書は、保管する義務があります。

そこで利用したいのがノートやスクラップブックに日付順に貼っていくことです。

サイズによって異なりますがB4サイズなら1年間の領収書を1冊で貼り終えます。
そのため1年ごとにプライベートな文章である領収書を保存することが可能となります。

また、請求書に関しては企業別に綴紐で閉じる方法があります。
請求書に関しては両面に記載されていることがあるので、ノート等に貼ってしまうと裏面の確認ができないためこの方法が便利です。