文書の役割はとても重要です

文書管理それはとても大事なことです。
文書と言うのは情報や伝達、記録をするために作られているもので業務を実行する中で文書が持っている役割はとても重要です。

でも作られた文書、これは破棄されなければどこかで保管され続けますし、これが放置され続けた場合にはどうなるでしょう。

保管する場所がなくなって会社が文書だらけになるかもしれません。
普通は簡単な文書の場合は使ったらすぐに破棄をしているところが多いです。

でも文書は時として記録にもなりますし証拠にもなるのです。法律で保存しなければいけないことが決まっていることもありますし、法律とは関係ない部分で会社にとって意味のある文書なら一定の期間は保管しておかないといけないのです。

その振り分けが適切に出来るかどうか、それが文書管理です。どこかで基準を決めて必要な書類と必要ではない書類を分ける必要が文書管理には必要です。

文書管理の目安

例えば文書管理をする際の基準としては保存する年月を決定してそれを基準にしておくことがあります。
5年間保管すること、10年間保管することとして期限を決めておけば、その期限が過ぎたものは処分すればいいので、管理をするのにとてもスムーズに管理できるようになります。

これは紙の文書でも、そしてデータとして残す場合でも同じことが言えるでしょう。
保存年数を考える以外に、その文書の利用価値があるかどうかで整理をする方法もあります。

利用価値があるのなら残しておくべきですし5年も残しておいても利用価値がないのであれば処分してもいいということになりますよね。

そして過去の経験から考えるのも1つです。過去にその文書をどのくらい使うのか、その過去の実績から考えることも文書整理の参考になります。

そして同じ文書でもコピーをとって保管しているのであちこちに同じ文書の保管をしていることがあるのではないでしょうか。

部署ごとにコピーを保管しているなどある場合は、コピーは保存しないと決めるなど原本のみを文書管理すると言う基準にしてもいいかもしれません。

会社によって文書管理の重要性や考え方は違っていると思いますので、今まだ文書管理に対しての整備が整っていないところは、今一度文書管理について見直してみることをお勧めします。

紙であってもデータであっても文書管理がずさんでは、いつかそれが経営にも影響を与えることもあるかもしれないからです。文書管理と言うのはとても大事なことなのです。