文書管理システムについて詳しくご紹介します。

連絡のための文書

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書くことが多い文書

文書管理の中で一番多い文書になると考えられるのが連絡のための文書です。
職場内だけでなく、職場外にも連絡するための文書を作成する場合が多いため、正しい書き方を理解していなければ恥ずかしい思いをすることになります。
様々な文書の書き方を理解して適切な文書管理を行って下さい。

連絡

職場内だけでなく、職場外にも通知する内容を記載した文書を作成する機会がたくさんあります。
文書管理を行う立場にある方なら必ず正しい書き方を抑えておきたいものです。

基本的に通知する内容がひと目でわかることが前提になります。
例えば職場内に連絡事項を通知する文書を作成する場合は、本文を記載する前に職場の従業員に対する簡単な挨拶と文書内容の概要を数行で説明し、内容の表題と本文がわかりやすく箇条書きにまとまっていることが必要になります。

本文の前には「記」と中央に記載して以下の文章が箇条書きになっていることを示すようにしましょう。
最後には「以上」と締めくくるようにして下さい。

依頼書

依頼書は主に職場外の企業や特定の人物に対してお願いをするための文書になります。
宛名の敬称を付ける際に注意したいのは、依頼する相手の会社名だけを記載する場合は「御中」、個人名の場合は「様」とするようにして下さい。

文頭では職場外に対するビジネス文書の儀礼的な内容として一般的な挨拶を記載し、お願いする本題については「さて」と話題を切り替えるように記載します。

相手に対して申し訳ないと感じながらもお願いしていることが伝わる文章を心がけて下さい。

回覧文

職場内で連絡事項を回覧して読んでもらう文書です。
書き方のポイントは回覧してもらう人達に共通する内容になるため、宛名の敬称は「各位」にして下さい。

内容はできるだけ簡潔にまとめ、要点がわかりやすく伝わるように本文を箇条書きにするととても見やすくなります。
回覧していない方が発生しないように、簡単にサインや捺印ができる枠を用意しておくと良いでしょう。

伝言メモ

電話連絡を受けた際に、職場内の人が席を外していた、お休みをしていた時などに伝えておくべきことをメモに書き残しておく場合があります。

伝言メモに書き残す内容はわかりやすく簡潔にまとめているほど相手に伝わりやすいものです。
電話を受けた内容をそのままメモに残し、まわりくどく長々と書き残すよりも簡潔に内容をまとめた方が好印象を与えられます。

メモに残す内容は電話があった日時と誰からの連絡だったのかを記載して下さい。
折り返し電話が欲しい、もう一度先方から電話をかけ直す、電話があったことだけ伝えて欲しいなど相手の希望を伺ってから必ずメモに残すことが大切です。

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