文書管理システムについて詳しくご紹介します。

命令、指示のための文書

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職場の上司から部下に対する文書

ビジネス文書の中で上司から部下に対して命令や指示するために発行する文書は、文書管理担当としてどのような書き方で文章にするべきなのかわからない部分がたくさんあるものです。

様々な文書の具体例を確認しながら、文書管理にお役立て下さい。

参考:ビジネス文書の種類

通達

職場内への通達事項を簡潔に伝えるための文書になります。
上司から部下に対して業務内容などを通達する文章を書くことになりますが、決して命令口調である必要はありません。

例えば部署内の部下に対する内容の場合は、「○○部各位」で良いです。
部署内で特定の役職だけに通達する場合は「○○課長殿」にして下さい。

伝えたい内容については簡潔に伝えるためにも見出しを付けるととても見やすくなります。
文書を受け取った人が内容をすぐに把握できる文書の作成を心がけて下さい。

規定文

職場や団体における規定=ルールを示すための文章になります。
規定文はどうしても硬い文章になってしまいますが、あまりにもくだけた言い方にならなければ硬い単語を使用しなければいけないものではありませんが、規定を決めた上層部の威厳を保つためにも法令に則って条文形式にした方が望ましいとされています。

文体で注意したいのは内容を箇条書きにすることと、文末を「である」という口調に統一することです。
箇条書きの見出しにはわかりやすいように数字を付けるのが一般的です。

指示書

上司から部下に対して具体的な業務内容を指示するための文書です。
指示書の内容としてはいつまでにどんな業務を行うのかとの内容が含まれている文章を記載します。

例えば業務の中で改善すべき点がある場合は改善指示書として、改善すべき項目と内容を記載して、いつまでに報告するように促す文書を作成することになります。

業務命令として指示する場合もあるため、語尾には「~すること」と命令口調で書く場合が多いです。

稟議書

職場内で決裁を仰ぐ必要がある事案に対して会議で決めるのではなく、文書で簡易的に決裁を促す書類を稟議書と言います。
正確には「ひんぎしょ」と読むものですが、「りんぎしょ」と読ばれている場合が多いです。

稟議書の場合はこちらから指示を出す書類ではなく、どちらかというと指示を仰ぐために必要な書類になります。
職場によって稟議書の書き方が指定されている場合があるため、まずは社内のルールを確認しておく必要があります。

一般的には会議の代わりとして必要になる書類になるため、番号で文書管理している場合が多いです。
宛名も内容によって異なるためあらかじめ確認しておく必要があります。

一番大切な内容については、どんな目的で決裁を仰ぐのか明確にわかるようにして下さい。
職場内にテンプレートが用意されている場合が多いため、正しい書き方で記載しましょう。

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