マイナンバー制度に対応!管理ソフトの選び方とは

マイナンバーに対応する

2015年に成立したマイナンバー制度は、マイナンバーを配布してから、すぐに詐欺が起こる、配布が遅れる、配布漏れがあるなど、問題が多発しました。
全企業もこの制度の対象となっており、扱いは慎重に行わないとなりません。
また、これと同時にe-文書法も成立し、文書管理の仕方がはっきりと定められました。

これによって紙によって保存していた文書は、電子化して保存しないとならなくなり、帳簿なども対象です。
それは日常的に製作する文書の他に、取引先との明細書や領収書なども含まれます。
社内にある紙の文書は、すべて電子化しないとならず、企業にとっては大きな負担でしょう。

セキュリティ面から選ぶ

マイナンバー制度の導入によって、特に気にしないといけない部分は、セキュリティです。
制度のガイドラインにも定められており、情報漏洩などを防ぐようにします。

・アクセス制御

まずは社内の人間において、アクセスできる人間を制限することです。
それは認証を使えるかどうか見ておき、また管理者を設定できるか、管理権限を設定できるかなども見ます。
セキュリティ面を見るならば、まずは社内で安全に使えるか見ましょう。

・外部からのアクセス

インターネットに接続して使うならば、外部からのアクセスも考えます。
これは外部から不正にアクセスされない仕組みになっているか見ておき、またどうしてもアクセスが必要な時は、権限を与えてアクセスさせます。

・情報漏洩

情報漏洩の防止のための手段としては、暗号化があります。
管理ツールで暗号化できるかを見ておき、さらにはダウンロード禁止、印刷禁止なども行えると良いでしょう。
こちらに関しても、必要とあれば、権限を与えて行える方が良いです。

・廃棄機能

個人番号や、電子媒体の廃棄機能は必須といえます。
管理する中では不要となる個人番号や、また不要な電子データもあるので、廃棄できないと、古いデータが溜まるばかりです。
利用状況を把握するためには、システムログ機能はあった方が良いです。

e-文書法対策

まずは、二重入力がなく、機能として重複して入力できないようになっていると良いです。
うっかりと重複して入力してしまうと、同じ情報が2つあることになり、管理システムとしては使いにくくなり、不都合も発生するでしょう。
システム間でも連携して、重複チェックが行なえると良いです。

さらには改ざん防止も考えないとならず、これはタイムスタンプを利用します。
データ作成して、スタンプを押すことによって、作成した情報を記録するので、改ざんすると元のデータと違い、すぐにわかります。
この機能もあるかどうか、管理ソフトを選ぶときには、確かめるようにしましょう。

クラウド テクノロジーズ「DOCUMENT MARK」

一元管理

企業にある文書などを、PDFにして、一元管理出来るシステムです。
PDF形式は、世界的に使われている形式であり、文書を電子化して管理することが可能です。
世界中で普及している形式であり、それはパソコンのOSを選ばず使うことが出来ます。
Windowsはもちろんのこと、Mac、さらにはLinux、Androidと、主要なOSはカバーします。

様々なOSと環境に対応しており、パソコンはもちろんのこと、タブレットなどでも閲覧することが出来るので、外出先などでも見られます。
専用のアプリを入れる必要はなく、ソフトウェアをダウンロードしておけば見られます。
またPDFの中身を編集することも可能となっており、一度PDFにしてからも編集できます。

ファイルはセキュリティ設定ができ、編集できなくする、コピーできなくするなども出来ます。
世界の行政機関でも使用されている形式なので、信頼性が高いです。

管理システムの種類

・文書管理

紙媒体の文書を、データ化してPDFにすることにより、保管スペースを確保する必要がなくなり、また文書の管理も楽になります。
電子化すると、膨大なファイルであっても、すぐに検索で探すことができ、ページをめくって中身を探すようなことをしなくても良いです。

登録することによって、効率的にファイルを管理でき、無駄な時間を使いません。
高度な検索機能を備えているので、必要な時に、探したいファイルをすぐに見つけ出せます。
リンク機能も付いているので、関連するファイルはリンクしておけば、いつでも関連ファイルも探せます。
スキャナーサービスもあるので、手書きの書類なども電子化出来ます。

紙の文書を電子化するメリットはいくつもあります。
印刷などのコストをなくし、紙を購入するコストもなくせます。
紙であれば保存すると時間と共に劣化しますが、電子化すれば劣化する心配はなく、紙のように保管スペースも必要ありません。

・電子帳票

独自形式の電子帳票を利用しており、PDFにして一括して管理できます。
文書はアーカイブ化することによって、自動化でき、検索機能やリンク機能を用いて、電子帳票においても文書と同じように管理できます。
情報資産と結びつければ、さらに電子帳票の価値を高くできます。

・e-文書

紙の媒体の文書は、電子化するためには、スキャナを使います。
その段階でスタンプを押すので、適した形式で保存することが出来ます。
取引所関係の領収書なども、電子化すれば、すべて紙媒体の書類は破棄することができ、管理コストを削減し、事務負担も減らせるでしょう。
電子化すれば、メールなどを通じてやりとりすることもでき、紙媒体のように、わざわざ郵送するなどしなくて済みます。

SCSK「ConTrack(コントラック)」

品質向上をサポートする機能群

現場の作業負担を少なくする、品質向上のための4つの機能を用意しています。
システム開発を見えるようにする機能、さらに成果物登録などの機能です。
開発文書管理に適したツールとなっており、成果物の登録や変更での作業の負担を減らし、関連性を簡単に把握でき、システム開発の品質向上、そして効率化を図ります。

・直感的に操作できる

ツールの開発で特に気をつけたことは、操作を直感的に行えるようにすることです。
いくら素晴らしくて機能の多いツールだったとしても、使う人が難しいと感じては、良いツールとは言えません。
また大量の説明書やマニュアルを用意したとしても、読むだけで時間がかかってしまい、操作をできるようになるまでには、時間がかかります。

ツールの導入を容易にするために、直感的に操作できる画面として、説明なしでも使えるようにしています。

トレース画面は一目でわかるようになっており、ラインビュー形式、そしてマトリックス形式の2つで表示し、使う人がこのどちらかを選択できるようにしています。
これによって、一目で全体を把握することができ、今の開発がどれぐらい進んでいるか、進捗状況がわかります。
トレース選択は3つから選ぶことができ、それぞれ現場に対応し、使いやすいパターンを選べます。
成果物が出来れば、マウス操作のみで登録出来るので、難しい操作は必要ありません。

このようにして簡単に使えるようになっており、従来の管理システムと比べると、ずいぶんと簡単です。
開発に関わっていない人でも、管理することができ、誰でも使えるツールとなっています。

成果物を活用

ツールを使うときは、独自の形式に変化することなく使うことができ、そのままの状態で管理できます。
そのために、わざわざ変換作業をする必要なく、管理時間を大幅に短くします。
もちろん登録する以外にも、取り出すときにもそのままの形式で使えるので、無駄な時間を使いません。

使える形式は幅広く対応しており、Officeソフトの形式から、テキスト、PDFなどと幅広く対応します。
このために、開発に使うファイルのほとんどに対応しており、社内で成果物ができれば、そのまま登録できます。
一定の規則で作られているファイルに関しては、それらを解析することも可能です。

また、編集に関しては、ワードなどのファイルをツールで開くことによって、わざわざ一度自分のパソコンに落とすことなく、編集できます。
外部ファイルはそのまま編集できるので、一度取り込む必要なく、これも時間短縮に繋がるでしょう。
利用するには、有償とはなっていますが、無償の試用版もあり、まずはそれから試すことも可能です。