クラウド テクノロジーズ「DOCUMENT MARK」

一元管理

企業にある文書などを、PDFにして、一元管理出来るシステムです。
PDF形式は、世界的に使われている形式であり、文書を電子化して管理することが可能です。
世界中で普及している形式であり、それはパソコンのOSを選ばず使うことが出来ます。
Windowsはもちろんのこと、Mac、さらにはLinux、Androidと、主要なOSはカバーします。

様々なOSと環境に対応しており、パソコンはもちろんのこと、タブレットなどでも閲覧することが出来るので、外出先などでも見られます。
専用のアプリを入れる必要はなく、ソフトウェアをダウンロードしておけば見られます。
またPDFの中身を編集することも可能となっており、一度PDFにしてからも編集できます。

ファイルはセキュリティ設定ができ、編集できなくする、コピーできなくするなども出来ます。
世界の行政機関でも使用されている形式なので、信頼性が高いです。

管理システムの種類

・文書管理

紙媒体の文書を、データ化してPDFにすることにより、保管スペースを確保する必要がなくなり、また文書の管理も楽になります。
電子化すると、膨大なファイルであっても、すぐに検索で探すことができ、ページをめくって中身を探すようなことをしなくても良いです。

登録することによって、効率的にファイルを管理でき、無駄な時間を使いません。
高度な検索機能を備えているので、必要な時に、探したいファイルをすぐに見つけ出せます。
リンク機能も付いているので、関連するファイルはリンクしておけば、いつでも関連ファイルも探せます。
スキャナーサービスもあるので、手書きの書類なども電子化出来ます。

紙の文書を電子化するメリットはいくつもあります。
印刷などのコストをなくし、紙を購入するコストもなくせます。
紙であれば保存すると時間と共に劣化しますが、電子化すれば劣化する心配はなく、紙のように保管スペースも必要ありません。

・電子帳票

独自形式の電子帳票を利用しており、PDFにして一括して管理できます。
文書はアーカイブ化することによって、自動化でき、検索機能やリンク機能を用いて、電子帳票においても文書と同じように管理できます。
情報資産と結びつければ、さらに電子帳票の価値を高くできます。

・e-文書

紙の媒体の文書は、電子化するためには、スキャナを使います。
その段階でスタンプを押すので、適した形式で保存することが出来ます。
取引所関係の領収書なども、電子化すれば、すべて紙媒体の書類は破棄することができ、管理コストを削減し、事務負担も減らせるでしょう。
電子化すれば、メールなどを通じてやりとりすることもでき、紙媒体のように、わざわざ郵送するなどしなくて済みます。

SCSK「ConTrack(コントラック)」

品質向上をサポートする機能群

現場の作業負担を少なくする、品質向上のための4つの機能を用意しています。
システム開発を見えるようにする機能、さらに成果物登録などの機能です。
開発文書管理に適したツールとなっており、成果物の登録や変更での作業の負担を減らし、関連性を簡単に把握でき、システム開発の品質向上、そして効率化を図ります。

・直感的に操作できる

ツールの開発で特に気をつけたことは、操作を直感的に行えるようにすることです。
いくら素晴らしくて機能の多いツールだったとしても、使う人が難しいと感じては、良いツールとは言えません。
また大量の説明書やマニュアルを用意したとしても、読むだけで時間がかかってしまい、操作をできるようになるまでには、時間がかかります。

ツールの導入を容易にするために、直感的に操作できる画面として、説明なしでも使えるようにしています。

トレース画面は一目でわかるようになっており、ラインビュー形式、そしてマトリックス形式の2つで表示し、使う人がこのどちらかを選択できるようにしています。
これによって、一目で全体を把握することができ、今の開発がどれぐらい進んでいるか、進捗状況がわかります。
トレース選択は3つから選ぶことができ、それぞれ現場に対応し、使いやすいパターンを選べます。
成果物が出来れば、マウス操作のみで登録出来るので、難しい操作は必要ありません。

このようにして簡単に使えるようになっており、従来の管理システムと比べると、ずいぶんと簡単です。
開発に関わっていない人でも、管理することができ、誰でも使えるツールとなっています。

成果物を活用

ツールを使うときは、独自の形式に変化することなく使うことができ、そのままの状態で管理できます。
そのために、わざわざ変換作業をする必要なく、管理時間を大幅に短くします。
もちろん登録する以外にも、取り出すときにもそのままの形式で使えるので、無駄な時間を使いません。

使える形式は幅広く対応しており、Officeソフトの形式から、テキスト、PDFなどと幅広く対応します。
このために、開発に使うファイルのほとんどに対応しており、社内で成果物ができれば、そのまま登録できます。
一定の規則で作られているファイルに関しては、それらを解析することも可能です。

また、編集に関しては、ワードなどのファイルをツールで開くことによって、わざわざ一度自分のパソコンに落とすことなく、編集できます。
外部ファイルはそのまま編集できるので、一度取り込む必要なく、これも時間短縮に繋がるでしょう。
利用するには、有償とはなっていますが、無償の試用版もあり、まずはそれから試すことも可能です。

REX「REXファイルファインダー」

ファイル管理の問題

企業の1つの問題というと、ファイル管理で苦労することでしょう。
毎日文書ファイルなど、ファイルは新しく作られるので、時間とともにファイル数は膨大となります。

ファイルを検索しても、長い時間を使っており、無駄な時間を使うことも多いです。
その結果として、せっかくファイルを探しても、目的のファイルが探せないこともあり、最初から作成し直すこともあります。・
またファイル検索を出来るとしても、目的のファイルを見つけたならば、また同じくファイルを検索するために、キーワードで探すこともしないとならず、動作のを何回も行うのはストレスになります。
管理するために、ファイルサーバを作ったとしても、使い方が分からず、ファイルを消せなくなり、管理出来ない状態になることもあります。

ファイル管理を楽にする

REX-File・Finderでは、検索すれば、その結果をイメージとして見てファイルを探せるので、直感的に探したいファイルに見つけることができ、セキュアにファイル内容を見られます。
ファイルサーバのみとして使うばかりでなく、NASや文書管理システムの、総合的な検索機能としても使えます。

高速プレビュー機能が付いており、ファイル全てのサムネイル、ピンポイントでのサムネイル、さらにはトップページの3つの表示が出来ます。
セキュアな閲覧も実現しており、ファイルにアクセスしなくても、全ページを見ることができ、ディレクトリ毎にアクセス出来る人物を設定する事も可能です。
有効結果を上位にすることも可能となっており、検索でのキーワードを解析し、有効結果を上に表示します。
検索スピードが速いのも特徴となっており、80万件のデータを検索すると約1000分の1秒で検索終了します。
検索対象データとしては、OfficeやPDFを中心にパソコンにある画像や動画データも対応しています

初期導入するときは、面倒な設定は1つも必要なく、今までの社内運用状況をを変えずに使えます。
使用するパソコンやモバイル機器に、対応しているブラウザがインストールしていれば、他のソフトウェアをインストールすることなく使えます。
運用を開始すると、ファイルサーバにアクセスし、ファイルを自動収集していき、検索データを作り、検索しやすいように整えます。

図面など似たようなファイルを多数使う企業ほど効果を発揮し、効率的に管理して、検索時間の短縮につなげます。
そのために、使いたいファイルをすぐに探せるので、作業時間の短縮にも繋がります。
もちろん、セキュアに管理できるので、情報漏洩の心配なく、安全にシステムを使えます。
大きなファイルでも扱えるので、データ容量を考えずに済みます。