文書管理システムについて詳しくご紹介します。

ビジネス文書の書き方 結論は簡潔に

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ビジネス文書の基本

ビジネス文書の書き方ですが基本の1つとして結論を先に書いて簡潔に書くことがあります。

ビジネス文書は簡潔に相手に伝えたいことを伝えなければいけません。
それゆえ、だらだらと書くことは許されません。

社内、社外を問わずにビジネス文書は結論を優先して書くことは原則なのです。
書き方としては結論と趣旨を書いて、そしてその原因や経過、意見と提言、この順番どおりに書くとスマートなビジネス文書になるでしょう。

ビジネス文書というのはそもそも、用件を正しく、明確にそして簡潔に相手に伝えるための文書ですから、それを実現させようと思ったらこのルールを守らなければいけないのです。
簡潔な文章にするというのは普段長文を書いている人にとっては難しいことかもしれませんね。

簡潔な文章を書くためのコツとしては、センテンスを短くすればいいのです。
どうしてもセンテンスが長いと簡潔にまとまらないのでセンテンスを短くするようにしましょう。

要件が複雑になりそうな場合

そして用件が複雑になりそうな場合は、それを文書にして表現しようと思うとどうしてもまとまらない長い文章になってしまうと思いますので、箇条書きにするのも1つの方法です。
箇条書きにすることによってまず何が書かれているのか一目見ただけでもわかると思います。

結論を簡潔に書く、これがビジネス文書の書き方の基本ですが、タイトルをつけて、何が書かれているのか最初にわかるようにするという工夫もいいかもしれません。

そうすることによってまず人はタイトルを目にすることになりますので、そのタイトルを見た段階で、これは何に対しての文書なのかということが明確になります。
その明確になったところから本文を読んで内容を確認していけばさらにわかりやすいでしょう。

ビジネス文書は普段書いている文書以上に気を使うものですし、そして気を使うだけでなくやはり、ビジネス文書は先ほどいいましたように、いかに簡潔にまとめて書くことができるのかという点にポイントが集中すると思います。
ですので、その点はよく理解しておく必要があるでしょう。

誰が見てもわかりやすく、何が書かれているのかが一目でわかる、簡潔に伝えたいことがまとめられているスマートな文書を書けるようになるにはやはり数をこなす必要があります。
しかし、最初は例文やどのようにして書けばいいのか調べながらでもいいでしょう。

調べながらでもいいので少しずつ勉強しながら書いていくうちにきっと上手にまとまった文書を書けるようになります。

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