文書管理システムについて詳しくご紹介します。

「記書き」の使い方

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形式を守る必要がある

一般的な手紙と異なりビジネス文書は、デスクワークを行っている人にとっては必ず理解しておかなければいけない文書になります。

また最近ではメールを利用してビジネス文書のやり取りを行うことがありますが、この場合でもビジネス文書の形式を守る必要があります。

ビジネス文書は、一般的に用紙を利用した情報を伝達するものですか、一般的には1枚の用紙で情報を終了させるのが理想的と言われています。

必要すべき情報としてビジネス文書を作成した日付、このビジネス文書を渡すべき相手の宛先、ビジネス文書を作成した人の氏名又は名称、ビジネス文書の情報の種類のためのタイトルを記載することになります。

タイトルに従った情報を記載する必要があるため、タイトルは正確にそして相手にわかりやすい書き方が理想です。ビジネス文書では、省略しない挨拶文から始まります。
取引関係との情報伝達や社内での情報伝達であっても儀礼的な文書となる挨拶を記載することになります。

これらの必要な記載が終了してから本文と補足情報を記載することになります。
伝えたい内容を明瞭簡潔に記載して相手に伝える必要があるので、書き慣れている人と書き慣れていない人ではビジネス文書に大きな差がでることになります。

そのため制作したビジネス文書は、チェックしてもらう必要があります。

重要な記がきの記載

ビジネス文書では、記がきと呼ばれる文書作成があります。
この記がきの文章は記で始まり以上で終わるビジネス文書独自の表記方法となります。

ビジネス文書で記載する本文とは別に重要な内容やポイントとなる内容を箇条書きに記載することになります。
また、事記載された記がきについてはわかりやすくまとめた書式になるので、通知するときによく利用される文書にもなります。

この記がきの方法は、用紙を利用したビジネス文書だけでなくメールでも活用できる表示方法となります。
特にメールの場合には、このこビジネス文書の記がきの部分を簡潔にまとめ直してもわかりやすく伝えることができます。

記がきで気をつけたいこととメリット

記がきを利用する時に注意したいのが、箇条書きで書かれる書き方です。
この記がきを横書きで使う場合には、前文の記または下記を最初に利用しますが、縦書きで記がきを使う場合には前文に用いるのは左記の通りのように左記を用いることになるので注意が必要となります。

ビジネス文書に記がきを利用するメリットとしては、ビジネス文章中で記がきを用いるとその文書が大変目立つことになります。
そのため必要事項や重要事項を記がきにすることで相手に伝えたいことを強調することができます。

また、ビジネス文書に目を通す時間が確保できないほど忙しい場合でも、記がきに目を通すことで相手に知らせたい内容がわかることになります。

そのためビジネス文書では記がきは大変重要な文書になります。

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