基本のルール

ビジネス文書を作成する際は基本のルールのようなものがありますので、そのルールを押さえて作成するとスムーズに作成することができますよ。文書

社内、社外に問わずにビジネス文書を作成する目的、それは用件をしっかりと正しく、わかりやすく、それでいて簡潔に伝える必要があります。

そのためには守るべきルールなどがありますので、それをここで詳しく見ていきましょう。

最初に、結論を優先させた文章の作成をしましょう。
先に結論とその趣旨を伝えて、その次に原因やなぜそうなったのかという経過、最後に意見や提言などを書くという流れでビジネス文書をまとめるとわかりやすいでしょう。

もちろんタイトルや議題などを挙げて内容を読む前に一目でわかるようにしておくと親切です。
そして簡潔な文章を心がけましょう。

センテンスがあまりにも長いと読みにくいですから、センテンスはできるだけ短くします。
用件が難しくて複雑になりそうな場合には箇条書きを使ったりして、とにかく簡潔に、相手が一目でわかるような内容がわかるように工夫をすれば親切です。

読み手のことを考えた文書作成を心がけましょう。

ちゃんと下調べをしたうえで文章にする

事実を伝える際は正しく伝えます。
自分の感想などをあいまいな表現で使わないようにします。

よくわかりもしないのに曖昧なことを書いてはいけません。
中でも数字、日にち、お金の額面、数などは記憶だけで書くのではなくて、ちゃんとそれに基づいたデータを見て書くようにしましょう。

古いデータや自分の記憶だけで書いてしまうと間違えた情報を相手に伝えてしまう可能性があります。

誰が読んでもわかるようにするためにもその業界の人しかわからないような専門用語、略した言葉を使わないようにしましょう。

誤解を招いてしまったり、敬語の使い方も普段話す以上に注意して文書に表すなら表現したいですね。
専門用語は相手がわかっているだろうと思って書いているかもしれませんがわからない人もいるかもしれませんし、わからない人にとっては不快です。

最後に、ビジネス文書を書いた後に限ったことではないのですが、どのような文書を書いた後も、必ず読み返す必要があります。

公式なビジネス文書の場合には、保存されることになりますので、いい加減な文書が残るのは恥ずかしいですよね。
一度書いたら必ず読み返して、その上で上司に確認してもらうようにしましょう。

社外文書になれば会社を代表して出す文書であるという認識を持って書きましょう。