社交上の文書

人間関係を良好に保つために必要

ビジネス上のお付き合いを大切にしなければお互いに深い信頼関係で結ばれずに、取引がうまくいかなくなる場合があります。
どんなに親しい間柄でもきちんと礼儀をわきまえていなければ、社会人として恥ずかしい思いをすることになります。

文書管理を行うスキルを養うためにも社交上の文書を正しく書くスキルを身につけておきたいものです。
一般常識として文書管理担当者が覚えておきたい挨拶状や礼状の書き方をご紹介します。

挨拶状

ビジネス上の相手と良好な関係を保つためには挨拶状をきちんと送付することが大切です。
会社の一社員として送付するのか、会社として送付するのかによって書き方が異なります。

例えば転勤することになったことをお知らせすると共に、今までお世話になったことに対するお礼も兼ねて挨拶状を送る場合で考えてみましょう。

表題は「転任のご挨拶」として、文頭は一般的な挨拶の文章で書き出して下さい。
「さて」と話題を変えるように本題の転勤の内容をお知らせします。

伝えておかなければいけないのは、何日付けでどこに転勤することになるのかということです。
先方にとっては担当者が変わるのにあたって引き継ぎをして欲しい事項があるかもしれないので、かならず転勤する日付は伝えておくようにして下さい。

今までお世話になったことに対するお礼を書き、後任となる新しい担当者のことも紹介しておくと良いでしょう。

会社として挨拶状を送付する場合は、挨拶の文言と共にどのような内容で挨拶状を送付したのかが明確にわかる内容を箇条書きにして下さい。

例えば会社が他の場所に移転したことを知らせるための挨拶状の場合は、表題を「会社移転のご挨拶」として、会社移転をしたことの内容について挨拶の文章を書きます。

文末にはいつから業務を開始するのかと、新しい住所や電話番号、FAX番号を記載して下さい。
会社として発信する文書になるので、社名と社長名を必ず記載することを忘れないで下さい。

礼状

ビジネス状のお付き合いで良い関係を築くためには、何かをしてもらった事に対するお礼をするのがマナーとされています。
わざわざ礼状を作るのは面倒だと感じるかもしれませんが、たったこれだけの一手間が相手に良い印象を与えて良い結果に導くことになるので、ぜひ礼状の書き方をマスターして下さい。

礼状の内容は堅苦しい内容をあまり意識する必要はありません。
例えば詳細な資料を送ってもらってとても助かったという場合は、表題を「資料送付のお礼」として一般的な挨拶の文頭を添えて資料を送付してくれたことに対するお礼の文章を書いて下さい。

長々とお礼の言葉を書き連ねる必要はなく、感謝をしているという気持ちが伝われば良いと考えて下さい。

取引上の文書

日常的な業務で書く場合が多い

ビジネス文書の中で取引上の文書を書く際に、適切な文書管理能力がなければ社会人としても恥をかくことになります。
徹底した文書管理スキルを発揮させるためにも、正しい書き方を身につけておくべきです。
ここでは取引上の文書によくある照会状と発注書の書き方について確認しておきましょう。

照会状

ビジネス上の取引で起こる様々な疑問を文書にして相手に送付するものが照会状になります。
相手に対して質問する内容が主になりますが、要点が明確に伝わる内容でなければ意図していた回答が得られない場合があります。

明確な回答が欲しい時にわざわざ照会状として文書に書き残す書類になるため、万が一の時には証拠となる文章を心がけたいものです。

例えば、注文していた商品がまだ届かないため、一体いつ到着するのか調べて欲しいと依頼する場合は、照会状を作った日時を必ず入れて下さい。

照会状と行き違いで商品が到着する可能性があるため、先方にも失礼にあたる可能性があるので照会状を作成した時点では未着であることを証明するために日付を忘れないで下さい。

表題は内容がわかりやすいように「未着商品のご照会」とすると良いです。
文頭は一般的な挨拶文を記載し、「さて」と話題を変えるように本来の目的である質問内容を記載しましょう。

本文の中でも「本日現在到着していない」と記載しておくと良いです。
最後にどのような対応をして欲しいのかを記載しておきます。

とにかく納期を調べて連絡が欲しい場合は「つきましては至急ご調査のうえ、納期をお知らせ下さい」と書いて下さい。
照会状のポイントは、内容が簡潔に相手に伝わるように書くことです。

発注書

商取引において必須になるのが発注書です。
取引内容が高額になる場合は契約書を取り交わすことになりますが、発注書では簡易的に注文内容を書き残すことができれば特に問題はありません。

簡易的とはいえ、注文した内容がわかりやすく記載されていなければ意味がありません。
正しい内容を記載して、確実な書類として残す必要があります。

記載する内容は注文した年月日、注文者(会社名、住所、電話番号、担当者名)、注文をする相手となる会社名、商品名、数量は必須です。

あらかじめ単価が決まっている商品については発注書にも単価を記載しておくと良いです。
納期や納品場所に指定がある場合はその旨記載しておくことを忘れないで下さい。

あらかじめ職場内で発注書のテンプレートが用意されている場合がありますので、テンプレートに沿った内容で記載しても構いません。

最低限必要となる注文内容が明確にわかるように書き残しておく必要があります。
発注書をもって請負契約書として活用する場合は、収入印紙が別途必要になる場合もあります。

記録のための文書

正しい内容を書き残す

文書管理の実力が最大限発揮されるのは記録のための文書を作成する時です。
詳細な内容を記録として書き残す必要がある場合や、要点をまとめて簡潔にする場合もあります。

議事録

職場内などの会議でどのような内容の議題が話し合いされて、どのような結論になったのかを記録します。
全ての内容を書き残すのは大変な作業になり、議事録を見る人にとっても大変な労力になります。

議事録をまとめる際には簡潔な文書になるように心がけて下さい
一般的な様式は決まりがあるため、その内容に沿ってわかりやすくまとめましょう。

議事録の中で絶対に記載する内容は会議を開いた日時と場所、出席者、議題、議事の経過や結果です。
これらの項目だけは絶対に外せないので特に議事の経過や結果についてはメモを残しながらまとめてください。

人事録

職場内の人事を記録している文書を人事録と言います。
官公庁や各自治体の職員は職員録として記録に残されている場合が多いです

人事録では職場の部署と役職、個人名が記載されています。
個人名の後に敬称を付ける必要はありません。

場合によっては職場の電話番号が記載される場合もあります。
職場の中にはあらかじめテンプレートが決められている場合があるため、事例に沿って適切に記載する必要があります。

人事異動がある度に記載内容が変更されるため、文書管理を行う方は大変な思いをされる場合があります。

統計やデータ

職場によってはこれまでの実績を示すために統計をまとめた文書を作成する場合があります。
表やグラフを作成する場合があるため、文章の作成能力以外にも図形の作成能力を習得する必要があります。

表を作成する場合はマイクロソフトの表計算ソフト・Excelが便利です。
簡単にわかりやすい表を作成できるだけでなく、表計算も簡単に実装できるため、わかりやすい統計データを作成することができます。

Excelの使い方はパソコン操作に慣れている方なら直感的に使いこなせると考えられます。
基本的には表作成のスキルがあれば良いので、難しいマクロを組むスキルまでは求められません。

Excelは入力したデータを元にして簡単にグラフを作成する機能も備わっています。
作成できるグラフは棒グラフや折れ線グラフ、円グラフなどわかりやすく記録を表示させる機能がしっかりと備わっています。

グラフの作成となれば難しそうに感じる方も多いですが、データを入力してどのようなグラフのレイアウトを決めるだけなので特別難しいことはありません。

またExcelで作成したデータを活用してWordでグラフを作成することもできますので、使いやすい方を選択できます。
文書管理を行うためにはExcelやWordをある程度使えるスキルは必須になることを覚えておきましょう。