富士通「PLEMIA eD-Binder」

電子ファイルの管理ツール

紙文書や整理されていない電子ファイルが、企業内に多数ある場合も多く、文書管理は1つの課題と言えるでしょう。
毎日新しい文書ファイルは作成され、管理して整理しないと、どんどんファイルは溜まるばかりであり、使いたいときに目的のファイルが見つからなくなります。
そんな悩みを解決するのが、PLEMIA eD-Binderです。

最新のファイル情報はもちろん、過去の情報、さらに検索により、今欲しい情報を瞬時に探せます。
さらに優れているのは、文書履歴を更新すれば、その情報も反映されます。
情報管理の場面で役立ち、個人情報保護なども機能にあるので、企業で安全に使えます。
企業で活用しながらも、情報漏洩にも対応しているので、安全に文書管理出来ます。

3つの機能

・履歴更新

ファイル管理は、それぞれのファイルの名前も重要です。
わかりにくい名前、似たような名前、統一性のない名前だと、管理するのが大変です。
しかし、自動的にバージョン番号が割り振られるので、改変しても統一性のある名前となり、管理しやすいです。
また、右クリック1つで行えるようになっているので、ファイル名の変更もすぐ行えます。
文書内容を変更すると、前の状態のファイルを保存して、履歴を作れます。
最新の文書がわかりながらも、過去の文書もあるので、何を変えたかもわかります。

・情報漏洩防止

企業のリスクを減らすには、情報漏洩を防がないとなりません。
いくら管理がしやすいといっても、情報が漏れてしまえば、管理する意味がなくなります。
そこで利用者を特定しやすくなっており、誰がファイルにアクセスしたかもわかるようになっています。

まずはアクセス権限のある人物しか、そのファイルにはアクセスできません。
管理システムの中では、ファイルの保存から改変まで、すべての操作において、誰が行ったか記録されるので、情報漏洩のリスクを減らせます。

・素早い検索機能

WindowsのOS上で動くすべてのアプリケーションのファイル、さらにフォルダを対象として、キーワード検索、プロパティ情報検索、そしてあいまい検索があり、欲しい情報をすぐに探せます。

キーワードは、複数の単語を指定し検索出来るので、一度に検索できます。
カテゴリーでも絞れるので、グーグル検索のように、詳細な検索が可能です。
ファイルの設定の、制作者や製作日時など、プロパティでも検索でき、あるファイルを探すために、特定の情報で検索できます。
また、officeで製作のファイルに関しては、文書中の単語でも検索できます。
これによって、特定のファイルに書かれた内容を検索して探すこともでき、欲しい情報をすぐに検索出来て、検索機能は便利です。

OpenText ECM

コンテンツをまとめて管理できる

PCのキーボード
OpenTextECMの長所は多様性に優れいているところにあります。

近年では、OpenTextECMのような管理システムが増えていますが、OpenTextECMのようにエンタープライズコンテンツに長けている管理システムは少ない状況です。
主に記録と言われているレポート、もしくはメールや画像、音声、動画などを分別して保存されるようになっているシステムなので、このような作業もまとめて行えるようになっています。

ファイルの分類で例えるのであれば、拡張子による分類に近いシステムとなっているのです。

これらの作業を1つずつ行うということも不可能ではありません。
ですが、ジャンル別で仕分けるというのは大変なため、人によっては途中で音を上げてしまう・・・ということもあるでしょう。
そのような問題を補完してくれるのがOpenTextECMなのです。

OpenTextECMは、幅広いコンテンツを的確に分類してくれます。
これにより、エンタープライズコンテンツのような複雑なコンテンツを簡素化できるのです。
分類されていないファイルの中には、すでに使われていない不要なファイルも含まれるでしょう。

このようなファイルを放置していると、後になって削除すべきかどうか検討しないといけなくなります。
ですが、OpenTextECMはファイルそのものの優先度も判別してくれますので、今では使われていないファイルを、一目で理解できるようにしてくれるのです。

適切な管理が行われていると、結果的に人件費削減にもつながります。
そのため、OpenTextECMはコンプライアンスの強化においても評価されています。
そのため、OpenTextECMには操作権限の設定、統制管理をグラフィカルにする機能も備えていますし、感覚的に操作ができるシステムとしても評価されているのです。

スマートな管理においても心強い

OpenTextECMはスマートな管理においても心強い一品です。

企業に蓄積されているコンテンツ、もしくはノウハウなども分類別で分別してくれるので、間違ったコンテンツを共有してしまう心配がありません。
人の手では、どうしてもこのようなミスも起きてしまうので、今ではOpenTextECMのようなシステムが認知度を上げているのです。

さらに、企業のプロフィットも支援しています。
検索機能にはエキスパート検索機能が採用されていますので、良く検索されている語句(キーワード)についても、OpenTextECMであれば一発で表示され、検索をサポートしてくれる仕様になっているのです。

これにより作業全体のスマート化を果たせますし、コンテンツを活用して新しいプロジェクトを起こす際も、ミスのない状態でプロジェクトを起こせます。

オープンソースECM「NemakiWare」

オープンソースECM「NemakiWare」とは

世界
オープンソースECM「NemakiWare」の特長ですが、オープンソースとなっているため自由に拡張・連携できるようになっているのが特徴です。

オープンソースとは、自由に研究・開発できるようになっているソースのことで、ソースというのはプログラミングなどのことです。

つまり、オープンソースECM「NemakiWare」を使ってみて、不足している部分がある・・・と感じた際は、好きなようにカスタマイズしてもOKという仕様になっています。
なので、製品版と言われている商品とは違い、基本的にカスタマイズ前提で作られているシステムでもあるのです。

オープンソースの魅力は、なんといってもシンプルな機能が多いところでしょう。
好きなようにカスタマイズできるようになっているだけでなく、全体的に新しいシステムを作るための受け皿が用意されています。

開発に特化されている一面もありますので、開発に慣れている人であれば好みのシステムを簡単に作れるのです。
また、問題がなければ標準搭載されている機能をそのまま使うということも可能です。

オープンソースECM「NemakiWare」の場合、以下のような機能が標準搭載されているので、それほどシステム面で困ることも無いでしょう。
オープンソースECM「NemakiWare」の機能その1ですが、アクセス権限をコントロールできるアクセスコントロールという機能が搭載されています。

そのため、ファイル更新の権限は与えるが、それ以外の対応を行えないような情報の共有も可能です。
社内の場合、大まかに管理されているファイルの中には、承認が必要となっているものもあります。
このような場合、オープンソースECM「NemakiWare」を用いていると、承認以外のみ更新可能という状況で、ファイルの共有を行えるのです。

また、オープンソースECM「NemakiWare」は独自の属性を付与することもできます。
例えば、他のファイルとは別種のファイルが存在した場合、そのファイルのみ独自の属性に置き換えるという対応も可能です。
指定したファイルをすべて独自の属性に置き換えることもできますので、ファイルの一括管理においてもオープンソースECM「NemakiWare」は便利なのです。

さらに、オープンソースECM「NemakiWare」には承認などのログを残しているので、今までのワークフローをまとめてチェックすることもできます。
優先して対処しないといけないファイルをチェックできますので、ファイルの確認、承認漏れなどが発生しないように工夫できるのです。

誤った操作が発生した際もリカバリ可能

ファイルの管理で多いミスに、誤った情報で上書きを行ってしまうということがあります。

ですが、オープンソースECM「NemakiWare」にはファイルサーバーリプレースという機能がありますので、このような問題にも対応できています。
ファイルサーバーリプレースにより、ファイル、フォルダに対する操作をやり直すことが可能となっているので、ミスが発生しないように工夫されているのです。