文書管理システムについて詳しくご紹介します。

活文 Contents Lifecycle Manager

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すべての操作がドラッグ&ドロップで簡単に行える

活文ContentsLifecycleManagerは、旧名称ではラビニティOneと言われていました。

今では、活文、もしくは活文ContentsLifecycleManagerと言われることが多いです。
活文ContentsLifecycleManagerには、文書の登録、移動、コピーなどの機能が備わっているのですが、これらの機能はすべてドラッグ&ドロップで簡単に操作できます。

これが、活文ContentsLifecycleManagerの特長となっていますが、他にも以下のような機能がありますので、良ければ以下も参考にしていただければ幸いです。

まず、近年になって文書管理システムで注目されている、複数の文書を一括管理するシステムについてですが、この機能も活文ContentsLifecycleManagerには搭載されています。
文書が1つずつバラバラになっていると関係性などを知ることが難しくなります。

しかし、最初から一括管理されている場合は、読み終えた文書の次にどの文書を読めば良いのかが自動的にわかるのです。
このような機能をクリップというのですが、活文ContentsLifecycleManagerの場合は、印刷に対しても対応しているので非常に便利です。

そして、活文ContentsLifecycleManagerだけの機能として、iPadからも社内文書を見れるようになっています。
これにより、会社の外に出ている際も文書を見れるようになりますので、取引、もしくは問題の書面などをあらかじめ確認して、会社の外で活動することができるようになりました。

iPadであれば、文書もキレイに確認することができますので、ノートパソコンなどで見た際と、ほぼ同じ状況で文書の確認が行えるようになっています。

その他の機能

活文ContentsLifecycleManagerはセキュリティ面もバッチリです。

そのため、文書、フォルダのアクセス権は自動設定、もしくは個別で設定できるようになっています。
文書の中にはセキュリティ上で高いセキュリティを使いたいものもありますので、そのような場合でも、活文ContentsLifecycleManagerは対応してくれるのです。

さらに、ログチェック機能も搭載されています。
活文ContentsLifecycleManagerを使用することで、監査証跡ログが取得できますので、外部からの不正操作を防止する、もしくは追跡することが可能となっているのです。
その他の機能も充実していますが、誰でも使いやすいように、このような機能はあまり目立たないように分別されているため、操作ミスも少なくなる配慮がされています。

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