FileBlog

シンプルながらに使いやすい

日記

FileBlogの長所というと、やはりシンプルでありながら使いやすい共有機能、もしくはインターネットに対応している技術でしょう。

ファイル管理を行ってくれるシステムというのは、独自の技術により検索機能などが高まってきているため、近年では、このような機能に対しての評価が良く行われています。
ですが、ファイル管理、ファイル検索において多機能化も余儀なくされているため、FileBlogのように使いやすいシステムはあまりありません。

FileBlogは、ファイルを共有するフォルダについても自動作成されていますので、共有したいファイルを簡単にフォルダに対して分類できるのです。

これを人の手で行った場合、ファイルを管理するフォルダの内容についても理解していないといけません。
ですが、FileBlogの場合は共有フォルダ階層を理解しているだけで問題ないのです。
管理されているファイルなどは、どのフォルダ階層に置かれているのかも簡単に見分けられますので、フォルダの中身をチェックする手間も省けます。

そのため、Windowsのようにグラフィカルな画面で、ファイルの管理、共有を果たすことができるのです。
このような機能は他の管理システムにもありそうですが、今のところFileBlogのようにシンプルに構成されている管理システムは少ないです。

それと、FileBlogで管理しているファイルについては、Windowsと連動するようにもなっています。
つまり、他の人に見られたくないプライベートなファイル、もしくは重要なファイルをWindowsで設定していた場合、FileBlogで共有されるようになっても、同じようなセキュリティ状況で管理できるのです。

FileBlogは独自の検索エンジンを開発していますので、高速検索にも対応しています。
また、共有されているフォルダに対しても分析、管理が行えるようになっているので、どのようなフォルダにどのようなファイルが入っているのかも、FileBlogの高速検索ではわかりやすく表示されるのです。

なるべくシンプルになるよう配慮されているだけでなく、FileBlogではファイル全体の管理、高速表示が行えるようなシステムも導入されています。
そのため、今までに管理システムを使用したことがない人でも、感覚的に操作可能なシステムとなっているのです。

わかりやすいプレビュー

FileBlogは強力なプレビューも行えるようになっています。

そのため、ファイルをサムネイル表示することができますので、ファイルごとの区別が簡単につくようになっているのです。
このような対応は画像ファイルに対して行われているわけではありません。
社内で良く用いられるファイルではPDF、OFFICE文書などが存在しますが、このようなファイルや拡張子に対しても、FileBlogはサムネイルでわかりやすく表示してくれるのです。

PROCENTER/C

高い情報共有、管理能力を持つPROCENTER/C

PCの画像
ファイルなどを共有したい場合、管理などでトラブルが生じることもありますが、そのような面倒を一手に引き受けてくれるシステムがPROCENTER/Cです。

PROCENTER/Cは大容量ファイルであっても、高速転送できるようになっていますし、システムにより安全に管理されるようになっているのです。
つまり、PROCENTER/Cは多人数で情報共有する際にも効率的というわけです。
他の管理システムとは違い、大容量ファイル(2GB以上)であっても転送可能となっているので、多くのファイルをまとめて送信する際もトラブルが起きません。

それと、もしファイル転送でエラーが発生した際も、途中からファイル転送する機能がありますので、バックアップ機能も充実しています。
PROCENTER/Cを使用している際に、ファイル転送が失敗となると、もう一度送信の操作を行う必要はありますが、その代わり、以前のファイル転送状態をバックアップして途中からのファイル転送が可能となります。

このような機能は海外との情報のやりとりで必要となってきます。
電波状態のトラブル、もしくは機器のシステムエラーによりファイル転送が失敗に終わることも多いのですが、PROCENTER/Cは大容量ファイルであっても対応可能なのです。

そして、PROCENTER/Cは機密情報をリアルタイムで管理する機能も備えています。
これにより社外の人と情報共有することも可能ですし、見られては困る文書を隔離しておくこともできます。
リアルタイムで更新できる仕組みになっているので、外部からの不正アクセスにも対応しているという面も、PROCENTER/Cの特長でしょう。

さらに、PROCENTER/Cを使用した際はファイル単位でログが残るようになっています。
授受管理機能と言われている機能なのですが、これによりアクセス履歴などは簡単にチェックできるようになっているのです。
全情報を一覧形式で表示することもできますので、情報全体を素早く理解する、分別することも難しくありません。

PROCENTER/CはLite版も存在する

PROCENTER/CにはPROCENTER/CLiteというものも存在します。

廉価版として販売されているものですが、多くのファイルを扱うわけでなく、部署単位でファイルを共有、もしくは転送したいという場合は、PROCENTER/CLiteを購入されると良いでしょう。
また、PROCENTER/CLiteを使用している途中で、通常のものに切り替えることもできますので、使用上でLiteが好ましくない際は、簡単な操作で通常版に切り替えられます。

xStraContentsSuite 契約書管理モデル

プロセスの厳格化を果たしてくれる

ファイル類

xStraContentsSuite契約書管理モデルの長所は、なんといっても作業ワークフローを厳格化してくれることです。

作業ワークフローを作成した際、不要なワークフローが混じっているか自動で判断してくれるのです。
また、ワークフロー全体に対して、現在の作業がどの程度進んでいるのかも明らかにしてくれます。
つまり、xStraContentsSuite契約書管理モデルを使用すると、ワークフローに対しての可視化が行えるのです。

可視化というのは、人間の目で見て簡単に判別ができる状況を言います。
例えば、文書が作成され上の部署に文書が移動した際、本来であれば承認ワークフローを経ているかのチェックが入ります。
従来であれば、これを人の手で行う必要があるのですが、それほど重要度の高くないファイルに対して、目視作業を何度も繰り返すのは大変です。

しかし、xStraContentsSuite契約書管理モデルを使用することで、その目視作業を軽減できるのです。

xStraContentsSuite契約書管理モデルがシステムにより、自動的にどの程度の段階まで進んでいるのかチェックしてくれますので、後は文書の確認、承認に必要な作業を施すだけで、ワークフローは安定して次の段階へ進みます。
また、このような自動判別機能だけでなく、保管してくれる機能もxStraContentsSuite契約書管理モデルにはあります。

ファイルの保管というのは、ファイルごとの分別、セキュリティ上の重要度をチェックすることです。
重要なファイルが誰にでも見れる状況にあると、社内の重要な情報が外に漏れてしまいます。
そのような問題をまとめて管理してくれるシステムが、xStraContentsSuite契約書管理モデルには搭載されているのです。

さらに、xStraContentsSuite契約書管理モデルにより、紐付きの状態で管理することもできます。
紐付きとは、関連性の強いファイル同士を自動的に結びつけてくれる機能です。
これにより、目視で1つずつファイルを分別する、フォルダ分けをする必要もありません。
また、人件費削減につながるため、コストパフォーマンス向上にもつながるのが、xStraContentsSuite契約書管理モデルの特長でもあります。

コスト削減においても役立つ

コスト削減について補足させていただきますが、xStraContentsSuite契約書管理モデルは、文書の内容を正確に読み取り更新作業の必要性もチェックしてくれます。

つまり、契約状況の管理をシステムで自動判断してくれるのです。
これにより契約漏れが少なくなり、関係者への連絡などで無駄な時間を使わずに済みます。