文書管理システムについて詳しくご紹介します。

公文書とは?

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公文書とは実際にどういうものかご存知ですか?

「公文書」という言葉を聞いたことはあっても実際にはどういったものなのか知らない、という人も多いのではないでしょうか。
言葉を耳にする機会があったとしても、知らずに触れていたり公文書を扱うような職業でなければ目にすることはほとんどないものです。

公文書とは、簡単に言うと官公庁や行政法人などが作成・利用する文書のことです。
公の文書と書くように、行政に関わる公的な文書を指してこう呼びます。

また政府が管理している歴史的な文書に関しても公文書扱いとなります。
そのため、一般的な企業が作った文章は会社的にオフィシャルなものであっても、公文書とは呼ばずに「私文書」という呼び方で扱われるのです。

私文書と公文書

私文書と公文書の違いは非常にわかりやすく、行政法人や官公庁で作ったものかそうでないものかの違いです。

基本的に公務員や行政法人の職員が作成した書類が公文書となるためその職務に就いている人でなければ触れる機会はないのですが、生活や仕事の中で触れる機会があるケースもあります。

例えば戸籍謄本など役所の市民課の窓口で取得できるようなものは、公文書の写しという事になります。
これらの書類は何かの申請などの際に必要になりますが、これが公的に認められている自身の証明書類の1つであるからです。

またその他にも、官公庁に関する仕事に関わっている人であれば、官公庁からの発注書や仕様書なども公文書となります。
この場合も写しが送られてくることがあり、ほとんどが原本はその行政施設で保管されています。

公文書の取扱いの中には必ず保存というものが必要で、原本は基本的に保存し、写しを送ったり、公開する場合はファイリングしたものを公開し、コピーを取って返却するという方法が取られるものです。

コピーの取り方にも複数あって、役所の窓口でコピーを取って渡してもらえるケースと、貸出時間が決まっており時間内にコピーを取って返却する必要があるケースと、インターネット上でPDFファイルなどが公開されており、それをダウンロードし印刷するというものです。

どれも必ず「写し」の書類である旨が記載されており、原本ではないことがわかるようになっています。

公文書の扱いに関しては、窓口で受け取るときやコピーする文書の頭紙などに書いてあることが多いです。
写しであっても慎重さが必要な書類も存在しているため、特別な注意が必要な書類に関しては特に気を付けて扱うようにしましょう。

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