REX「REXファイルファインダー」

ファイル管理の問題

企業の1つの問題というと、ファイル管理で苦労することでしょう。
毎日文書ファイルなど、ファイルは新しく作られるので、時間とともにファイル数は膨大となります。

ファイルを検索しても、長い時間を使っており、無駄な時間を使うことも多いです。
その結果として、せっかくファイルを探しても、目的のファイルが探せないこともあり、最初から作成し直すこともあります。・
またファイル検索を出来るとしても、目的のファイルを見つけたならば、また同じくファイルを検索するために、キーワードで探すこともしないとならず、動作のを何回も行うのはストレスになります。
管理するために、ファイルサーバを作ったとしても、使い方が分からず、ファイルを消せなくなり、管理出来ない状態になることもあります。

ファイル管理を楽にする

REX-File・Finderでは、検索すれば、その結果をイメージとして見てファイルを探せるので、直感的に探したいファイルに見つけることができ、セキュアにファイル内容を見られます。
ファイルサーバのみとして使うばかりでなく、NASや文書管理システムの、総合的な検索機能としても使えます。

高速プレビュー機能が付いており、ファイル全てのサムネイル、ピンポイントでのサムネイル、さらにはトップページの3つの表示が出来ます。
セキュアな閲覧も実現しており、ファイルにアクセスしなくても、全ページを見ることができ、ディレクトリ毎にアクセス出来る人物を設定する事も可能です。
有効結果を上位にすることも可能となっており、検索でのキーワードを解析し、有効結果を上に表示します。
検索スピードが速いのも特徴となっており、80万件のデータを検索すると約1000分の1秒で検索終了します。
検索対象データとしては、OfficeやPDFを中心にパソコンにある画像や動画データも対応しています

初期導入するときは、面倒な設定は1つも必要なく、今までの社内運用状況をを変えずに使えます。
使用するパソコンやモバイル機器に、対応しているブラウザがインストールしていれば、他のソフトウェアをインストールすることなく使えます。
運用を開始すると、ファイルサーバにアクセスし、ファイルを自動収集していき、検索データを作り、検索しやすいように整えます。

図面など似たようなファイルを多数使う企業ほど効果を発揮し、効率的に管理して、検索時間の短縮につなげます。
そのために、使いたいファイルをすぐに探せるので、作業時間の短縮にも繋がります。
もちろん、セキュアに管理できるので、情報漏洩の心配なく、安全にシステムを使えます。
大きなファイルでも扱えるので、データ容量を考えずに済みます。

富士通「PLEMIA eD-Binder」

電子ファイルの管理ツール

紙文書や整理されていない電子ファイルが、企業内に多数ある場合も多く、文書管理は1つの課題と言えるでしょう。
毎日新しい文書ファイルは作成され、管理して整理しないと、どんどんファイルは溜まるばかりであり、使いたいときに目的のファイルが見つからなくなります。
そんな悩みを解決するのが、PLEMIA eD-Binderです。

最新のファイル情報はもちろん、過去の情報、さらに検索により、今欲しい情報を瞬時に探せます。
さらに優れているのは、文書履歴を更新すれば、その情報も反映されます。
情報管理の場面で役立ち、個人情報保護なども機能にあるので、企業で安全に使えます。
企業で活用しながらも、情報漏洩にも対応しているので、安全に文書管理出来ます。

3つの機能

・履歴更新

ファイル管理は、それぞれのファイルの名前も重要です。
わかりにくい名前、似たような名前、統一性のない名前だと、管理するのが大変です。
しかし、自動的にバージョン番号が割り振られるので、改変しても統一性のある名前となり、管理しやすいです。
また、右クリック1つで行えるようになっているので、ファイル名の変更もすぐ行えます。
文書内容を変更すると、前の状態のファイルを保存して、履歴を作れます。
最新の文書がわかりながらも、過去の文書もあるので、何を変えたかもわかります。

・情報漏洩防止

企業のリスクを減らすには、情報漏洩を防がないとなりません。
いくら管理がしやすいといっても、情報が漏れてしまえば、管理する意味がなくなります。
そこで利用者を特定しやすくなっており、誰がファイルにアクセスしたかもわかるようになっています。

まずはアクセス権限のある人物しか、そのファイルにはアクセスできません。
管理システムの中では、ファイルの保存から改変まで、すべての操作において、誰が行ったか記録されるので、情報漏洩のリスクを減らせます。

・素早い検索機能

WindowsのOS上で動くすべてのアプリケーションのファイル、さらにフォルダを対象として、キーワード検索、プロパティ情報検索、そしてあいまい検索があり、欲しい情報をすぐに探せます。

キーワードは、複数の単語を指定し検索出来るので、一度に検索できます。
カテゴリーでも絞れるので、グーグル検索のように、詳細な検索が可能です。
ファイルの設定の、制作者や製作日時など、プロパティでも検索でき、あるファイルを探すために、特定の情報で検索できます。
また、officeで製作のファイルに関しては、文書中の単語でも検索できます。
これによって、特定のファイルに書かれた内容を検索して探すこともでき、欲しい情報をすぐに検索出来て、検索機能は便利です。

サラリーマンにお勧めの図書「ビジネスマンの父より息子への30通の手紙」

カナダのビジネスマンが息子に伝えたいことをまとめた本

「ビジネスマンの父より息子への30通の手紙」は、ビジネスマンとして成功をしたカナダの作家G.キングスレイ・ウォードが、息子に宛てて書いた手紙を一冊の本としてまとめたものです。

本が出版されたのは1994年4月のことで、当時父親と同じく企業家を目指していた息子に対し、父の立場でありかつ先輩ビジネスマンである立場から伝えたい言葉を素直に綴っています。

手紙は全部で30通あり、時系列にそって本の中ではまとめられています。
内容は自分自身の学生時代から実社会をスタートさせたこと、企業に勤務してからの人間関係、友人との関係、恋愛や結婚といった半生全てに及んでいます。

その長いビジネスマンとしての人生の中で、自分なりに感じたことや教訓としたことをありのままにつづっており、時折見せる親としての優しさや厳しさに感動をすることもしばしばです。

自分と同じ道を歩もうとしている息子という、男同士の関係ならではの気持ちが表現されており、女性にとっても新しい発見のある良書と言えるでしょう。

父親から息子ということもあって年代的には50代の父親が20代の息子に向けるという形ですが、どの年代で読んでもためになる部分がある、とりわけビジネスをしている人にとっては学ぶところが多い本です。

「父親を超えられない」という思い込みを捨てる

この本が日本で人気が高い理由の一つとして、「父親を超えることができない」というコンプレックスを持っている若い世代が多いということがあります。

現在の日本は長期的なデフレのさなかにあり、父親世代やそのまた父親世代が仕事をしていた頃の好景気の勢いがありません。

そうした時代の中でついつい思い込んでしまうのが「自分は父を超えられない」という思い込みです。
年上を敬ったり立てたりすることと、それ以上の仕事をしてはいけないということは全く異なるのですが、特に成績がよく昔から親の言うことをよく聞いてきた優等生タイプほど、最初から父親の世代は超えられないと思っていたりします。

この本では成功したビジネスマンの父親目線から、これから自分の力で道を切り開いていく息子に対し、そうした「超えられない」という思い込みは捨て、思う存分挑戦をしていってほしいという強い願いが感じられます。

優しさや厳しさだけだけでなく、時折ウィットに富んだ言い回しやジョークなどもあるので、読んでいて楽しい気分にもなるでしょう。

仕事観、家族観、社会観と多くの部分で共感を得られることと思います。
ビジネス書としてだけでなく、これから自分の家庭を持ち父親になろうと考えている人にもとてもおすすめできます。